KSeF to największa zmiana w polskim systemie fakturowania od lat. Choć obligatoryjnie KSeF wejdzie w życie dopiero w 2026 roku, warto poznać odpowiedzi na najważniejsze pytania.
Dzięki modułowi KSeF w ILUO Biznes Twoja firma będzie gotowa na tę zmianę z wyprzedzeniem i bez stresu.
Czym jest KSeF?
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to rządowy system teleinformatyczny umożliwiający wystawianie, przesyłanie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w jednolitym formacie XML.
Jego celem jest uproszczenie obiegu dokumentów, automatyzacja procesów księgowych oraz ograniczenie nadużyć podatkowych.
Faktura ustrukturyzowana to dokument o określonej strukturze logicznej (zgodnej z tzw. schemą FA(3) w wersji KSeF 2.0). Zamiast wysyłać fakturę e-mailem lub w PDF, przedsiębiorca przesyła ją do systemu KSeF, gdzie otrzymuje ona unikalny numer identyfikacyjny i staje się oficjalnym dokumentem księgowym.
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?
Na chwilę obecną (październik 2025 r.) zgodnie z projektem ustawy o zmianie ustawy o VAT oraz komunikatami Ministerstwa Finansów:
- Od 1 lutego 2026 r. – obowiązek korzystania z KSeF obejmie dużych podatników, których sprzedaż (z VAT) w 2024 r. przekroczy 200 mln zł.
- Od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek zostanie rozszerzony na pozostałych podatników, w tym małe i średnie przedsiębiorstwa.
- Dla mikroprzedsiębiorców i działalności o bardzo niskim obrocie możliwe będzie czasowe odroczenie obowiązku, choć dokładne limity i terminy są jeszcze w trakcie konsultacji.
Wcześniejszy termin (1 lipca 2024 r.) został oficjalnie odroczony po analizie technicznej gotowości systemu oraz uwagach z branży.
Ostateczny harmonogram może jeszcze zostać doprecyzowany w drodze rozporządzenia Ministra Finansów.
Dla kogo KSeF będzie obowiązkowy?
Zgodnie z aktualnymi założeniami, KSeF obejmie:
- wszystkich czynnych podatników VAT,
- a także podatników zwolnionych z VAT, jeśli wystawiają faktury sprzedażowe,
- transakcje krajowe B2B (między firmami) – faktury dla osób fizycznych (B2C) nadal będą wystawiane dobrowolnie,
- faktury eksportowe i zagraniczne – w zależności od rodzaju transakcji (procedury szczególne będą określone w przepisach wykonawczych).
Niektóre wyjątki (np. faktury dla osób fizycznych, procedury OSS lub faktury wystawiane poza terytorium Polski) nie będą objęte obowiązkowym KSeF.
Dlaczego wprowadzany jest KSeF?
Ministerstwo Finansów wskazuje kilka kluczowych celów:
- Ograniczenie oszustw podatkowych -centralna baza ułatwia kontrolę.
- Łatwiejsze księgowanie i weryfikacja faktur – wszystko w jednym formacie.
- Szybszy obieg dokumentów- koniec z wysyłaniem faktur e-mailem.
- Bezpieczna archiwizacja – faktury przechowywane przez 10 lat.
- Zgodność z trendami UE – część cyfryzacji obrotu gospodarczego.
Tryb awaryjny – co w razie niedostępności systemu?
KSeF przewiduje tzw. tryb awaryjny (offline).
Jeśli system będzie niedostępny, przedsiębiorca może wystawić fakturę tymczasowo poza KSeF – z odpowiednim oznaczeniem (np. kodem QR). Fakturę trzeba następnie wprowadzić do KSeF w ciągu 7 dni roboczych po ustaniu awarii.
To rozwiązanie ma zapewnić ciągłość działania firm nawet w sytuacjach technicznych problemów z systemem.
Co się zmieni w praktyce?
Po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF:
- każda faktura sprzedażowa będzie musiała zostać przesłana do KSeF,
- dokument uzyska unikalny numer identyfikacyjny,
- odbiorca będzie mógł pobrać fakturę bezpośrednio z systemu,
- w niektórych przypadkach (np. split payment) będzie wymagane wskazanie numeru KSeF przy płatności,
- przedsiębiorcy będą musieli zarządzać dostępami i uprawnieniami (np. poprzez zgłoszenie ZAW-FA(zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur).
W ILUO Biznes – Moduł KSeF już wkrótce!
Z przyjemnością informujemy, że moduł KSeF w systemie ILUO Biznes jest już w końcowej fazie wdrożenia i będzie dostępny na przełomie listopada i grudnia 2025 roku.
Dzięki temu użytkownicy ILUO będą mogli:
- wystawiać i odbierać faktury zgodne z wymogami KSeF,
- przesyłać je automatycznie do systemu Ministerstwa Finansów,
- korzystać z raportów i analiz dedykowanych fakturom ustrukturyzowanym.
Moduł zostanie przygotowany zgodnie ze specyfikacją KSeF 2.0 i będzie gotowy do obsługi obowiązkowego KSeF od 2026 r.
Wszystkie informacje dotyczące obsługi integracji z KSeF będą aktualizowane na na naszej stronie www.iluo.pl w sekcji Częste pytania i Baza wiedzy.
Jeśli masz pytania zachęcamy do kontaktu z naszym serwisem.
Uwaga!!!
Powyższy artykuł ma charakter informacyjny.
Dane i terminy zostały opracowane na podstawie stanu prawnego oraz komunikatów Ministerstwa Finansów z października 2025 r.
Finalne przepisy i zarządzenia należy śledzić na stronie Ministerstwa Finansów.
